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Tout ce que vous devez savoir sur les nouvelles exigences pour les espaces de coworking en Andorre

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L’Andorre renforce son engagement en faveur de l’économie numérique avec un règlement qui définit en détail les conditions applicables aux espaces de travail partagés ou coworking dans le pays. Ce nouveau cadre fixe des critères spécifiques que doivent respecter les espaces ainsi que les entreprises qui les exploitent, appelées EECC (Entreprises d’Exploitation d’Espaces de Coworking).

Exigences techniques et conditions minimales

L’un des points clés est la superficie devant être garantie pour chaque utilisateur : un minimum de 7 m² par personne, en incluant l’espace individuel et l’utilisation proportionnelle des espaces communs.

Les espaces doivent offrir au minimum :

  • Un bureau et une chaise
  • Lumière et prises électriques disponibles
  • Connexion Internet par câble ou wifi
  • Accès aux espaces communs : toilettes, cafétéria, salle à manger et salles de réunion
  • Accès à un service d’impression
  • Casiers ou espaces de rangement
  • Entretien et nettoyage des lieux
  • Climatisation
  • Système d’accès sécurisé (code ou identification)

Typologies d'espaces autorisés

Le règlement prévoit différentes formules selon les besoins des utilisateurs :

  • Hot Desk ou bureau mobile : utilisation flexible sans réservation préalable.
  • Dedicated Desk ou bureau fixe : espace permanent réservé.
  • Bureau ouvert : pour entreprises ou équipes, sans cloison physique.
  • Bureau privé : sections fermées avec accès restreint. Seul ce format permet d’y implanter un commerce.

Enregistrement obligatoire : transparence et contrôle

Un Registre des Espaces de Coworking (RECCECT) à caractère public a été créé. Il est obligatoire d'y inscrire les espaces ainsi que les entreprises exploitantes. L’inscription est également requise en cas de modifications, d’annulations ou de changement de titulaire.

Le registre recense aussi les inspections, sanctions et tout acte affectant l’activité. Toute communication promotionnelle ou publicitaire doit comporter le numéro d’inscription et la plaque officielle fournie par le gouvernement.

Procédure d’autorisation

Toute personne physique ou morale souhaitant exploiter un ou plusieurs espaces doit :

  1. Obtenir l’autorisation d’ouverture commerciale pour chaque centre.
  2. Soumettre une demande d’exploitation d'EECC au ministère de l'Économie.
  3. Fournir les documents suivants :
  • Acte de propriété ou certificat notarié indiquant le propriétaire
  • Plan avec la capacité maximale et la distribution des espaces
  • Déclaration sur l’honneur de conformité
  • Police d’assurance en responsabilité civile
  • Document attestant de la représentation légale

Le ministère dispose d’un délai de 2 mois pour répondre. En cas d’erreurs, un délai de 10 jours ouvrables est accordé pour les corriger.

Autorisation sans échéance, mais révocable

Une fois accordée, l’autorisation est à durée indéterminée. Toutefois, elle peut être révoquée dans les cas suivants :

  • Sanctions impliquant une suspension d’activité ou fermeture
  • Demande de l’entreprise ou du propriétaire
  • Décision judiciaire ou arbitrale définitive
  • Accord commun entre EECC et propriétaire

Période de mise en conformité

Les EECC exploitant déjà des espaces devront présenter leur demande et régulariser leur situation dans un délai de 6 mois. Une opportunité pour se conformer à un modèle plus professionnel, transparent et adapté aux nouveaux besoins du monde du travail.